주주총회 의결권 대리행사 — 위임장 제출과 대리인 자격
- 주주는 대리인으로 의결권을 행사하게 할 수 있고, 대리인은 대리권을 증명하는 서면을 총회에 제출해야 해요(상법 제368조 제2항).
- 위임장 서식은 법에 없어서 위임자·대리인·총회·위임 범위·서명을 갖추고, 정관의 대리인 자격 제한을 먼저 확인해요.
- 서면투표·전자투표·주주 전원 서면 동의 같은 다른 방법과 요건이 달라서, 같은 주식에 서면투표와 전자투표를 함께 쓸 수는 없어요.
추천 대상 · 주주총회 접수와 의사록을 담당하는 회계 담당자, 총회에 못 가는 주주
의결권 대리행사의 뜻과 적용 대상
의결권 대리행사는 주주가 주주총회에 직접 나가지 않고 다른 사람(대리인)에게 의결권을 맡겨 행사하게 하는 방법이에요. 상법 제368조 제2항이 이를 인정하고, 대리인은 대리권을 증명하는 서면을 총회에 제출해야 한다고 정해요. 이 서면이 흔히 말하는 위임장이에요.
비상장 중소법인에서는 해외 출장 중인 주주, 지분이 적은 친인척 주주, 법인 주주의 직원이 총회에 참석할 때 흔히 쓰여요. 회계 담당자는 총회 당일 접수 단계에서 위임장을 받아 대리권을 확인하고 의사록 부속 자료로 묶는 일을 맡는 경우가 많아요.
핵심 기준
| 항목 | 기준 | 근거 |
|---|---|---|
| 대리행사 가능 여부 | 주주는 대리인에게 의결권을 행사하게 할 수 있음 | 상법 제368조 제2항 전단 |
| 대리권 증명 | 대리인은 대리권을 증명하는 서면을 총회에 제출 | 같은 항 후단 |
| 서식 | 상법이 정한 양식 없음, 위임 사실과 범위가 드러나면 됨 | 상법 제368조 제2항 |
| 대리인 자격 | 상법상 제한 규정 없음, 정관에 별도 제한이 있는지 확인 필요 | 상법 제368조 제2항 |
| 정족수 반영 | 대리인이 행사한 의결권은 그 주주의 의결권으로 계산 | 상법 제368조 제1항, 제2항 |
| 하자의 효과 | 결의방법이 법령 또는 정관을 위반하면 결의일부터 2개월 안에 결의취소의 소 제기 가능 | 상법 제376조 제1항 |
소집통지는 총회일 2주 전까지 서면으로 발송하고(각 주주의 동의를 받으면 전자문서도 가능해요), 통지서에 회의의 목적사항을 적어야 해요. 자본금 총액이 10억 원 미만인 회사는 10일 전까지 발송하면 돼요(상법 제363조 제1항·제2항·제3항). 위임장에 안건별 찬반을 적으려면 이 목적사항이 먼저 확정돼 있어야 해요.
위임장 작성과 총회 현장 확인
상법은 위임장 서식을 정하지 않아요. 실무에서는 아래 항목을 모두 갖춘 서면을 받아요.
| 위임장 기재 항목 | 확인 내용 |
|---|---|
| 위임하는 주주 | 성명(법인은 상호와 대표자), 주민등록번호 또는 사업자등록번호 앞자리, 보유 주식 수 |
| 대리인 | 성명, 생년월일, 주주와의 관계 |
| 대상 총회 | 총회 일시·장소와 정기·임시 구분 |
| 위임 범위 | 안건별 찬성·반대·기권 표시 또는 대리인에게 일임한다는 문구 |
| 작성일과 서명 | 작성일, 주주 서명 또는 날인(법인은 법인 인감) |
총회 현장에서는 접수 때 대리인의 신분증과 위임장을 대조하고, 위임장의 주식 수를 주주명부와 맞춰 봐요. 법인 주주는 대표이사가 직접 출석하면 대리가 아니라 대표자 본인의 출석이라 위임장이 필요 없어요. 직원이나 다른 임원이 가면 위임장을 받아요. 회계 담당자는 접수한 위임장을 의사록 작성 자료로 넘기고, 의사록에는 의사의 경과요령과 결과를 적은 뒤 의장과 출석한 이사가 서명해요(상법 제373조). 의사록은 본점과 지점에 비치해야 해요(상법 제396조 제1항).
대리행사를 대신하는 의결권 행사 방법
| 방법 | 핵심 요건 | 근거 |
|---|---|---|
| 서면투표 | 정관에 정함이 있어야 하고, 회사는 소집통지서에 의결권 행사용 서면과 참고자료를 첨부 | 상법 제368조의3 |
| 전자투표 | 이사회 결의로 정하고, 소집통지에 전자적 방법으로 행사할 수 있다는 내용을 통지, 종료일은 총회 전날까지 | 상법 제368조의4, 시행령 제13조 제2항 |
| 의결권 불통일행사 | 2 이상의 의결권을 가진 주주가 총회일 3일 전까지 서면 또는 전자문서로 뜻과 이유를 통지 | 상법 제368조의2 제1항 |
| 주주 전원 서면 동의 | 자본금 10억 원 미만 회사에서 목적사항에 대해 주주 전원이 서면으로 동의하면 서면결의 성립 | 상법 제363조 제4항 |
같은 주식에 대해 서면투표와 전자투표를 함께 쓸 수는 없고 둘 중 하나를 골라야 해요(상법 제368조의4 제4항). 상장주권의 의결권 대리행사를 권유할 때는 자본시장법 제152조가 적용돼요. 권유자는 위임장 용지에 안건마다 찬반을 적을 수 있게 해야 하고, 위임장 용지에 나타난 의사에 반해 의결권을 행사할 수 없어요(제152조 제4항·제5항).
계산·처리 예시
㈜예시상사는 발행주식 10,000주이고, 주주 구성은 아래와 같아요. 정관 변경 안건은 특별결의로, 출석한 주주 의결권의 3분의 2 이상과 발행주식총수의 3분의 1 이상이 필요해요(상법 제434조). 발행주식총수의 3분의 1은 3,333.3주라 3,334주 이상이에요.
| 주주 | 보유 주식 | 당일 상황 | 안건 의사 |
|---|---|---|---|
| 주주 A | 3,000주 | 직접 출석 | 찬성 |
| 주주 B | 2,500주 | 직접 출석 | 반대 |
| 주주 C | 2,000주 | 해외 출장으로 A에게 위임장 교부 | 찬성 |
| 주주 D | 2,500주 | 불참, 위임 없음 | 해당 없음 |
위임장을 제출하지 않은 경우와 제출한 경우를 비교하면 결과가 달라져요.
| 구분 | 출석 의결권 | 찬성 | 찬성 비율 | 판정 |
|---|---|---|---|---|
| 위임장 없음 | 5,500주(A, B) | 3,000주 | 54.5% | 3분의 2 미달, 부결 |
| 위임장 제출 | 7,500주(A, B, C) | 5,000주 | 66.7% (5,000 ÷ 7,500 = 3분의 2) | 3분의 2 이상, 발행주식총수의 3분의 1(3,334주) 이상도 충족, 가결 |
위임장 한 장이 결의 결과를 바꾸는 경우라서, 위임장 하자는 결의취소의 소 사유가 될 수 있어요. 접수 단계에서 C의 위임장에 주식 수, 서명, 안건 지시가 빠짐없이 적혀 있는지 확인하고, 의사록에는 A가 C의 대리인으로서 2,000주를 행사했다는 사실을 적어 두면 나중에 다툼이 생겨도 대응하기 쉬워요.
자주 하는 실수
- 위임장 없이 가족이나 직원이 대신 출석해요. 주주의 배우자이거나 오래 근무한 직원이어도 대리권을 증명하는 서면을 총회에 제출하지 않으면 의결권 행사의 근거가 없어요. 접수 때 위임장이 없으면 출석 처리 전에 확인하고 보완을 받아요.
- 위임장을 총회가 끝난 뒤에 만들어요. 상법이 대리인에게 총회에 서면 제출을 요구하므로 사후 작성으로는 총회 당시의 대리권을 증명하기 어려워요. 그 의결권으로 결과가 바뀐 경우 결의방법의 하자로 다투어질 수 있어요.
- 위임 범위를 적지 않아요. 도장만 찍힌 백지 위임장은 대리인이 어느 안건에 어떻게 행사할 수 있는지 불분명해서 분쟁이 생겨요. 안건별 찬반 표시나 일임 문구를 받아 두세요.
- 정관의 대리인 자격 제한을 확인하지 않아요. 상법 제368조 제2항은 대리인 자격을 제한하지 않지만, 정관에 대리인을 주주로 한정하는 규정을 둔 회사가 있어요. 위임장을 받기 전에 정관을 먼저 확인하고, 제한의 효력이 문제될 것 같으면 법률 전문가와 상의하세요.
- 서면투표와 전자투표를 한 주식에 중복 처리해요. 한 주식에는 한 가지 방법만 인정돼요(상법 제368조의4 제4항). 중복 접수된 표는 어느 쪽을 인정할지 총회 전에 정해 두세요.
관련 문서
- 주주총회 — 주주총회의 종류와 소집 절차
- 주주총회 결의 요건 (보통결의·특별결의) — 보통결의·특별결의의 정족수
- 주주총회 의사록 작성 방법 — 결의 내용 기록과 서명
- 주주총회 의사록 세무자료 보관 — 의사록과 부속 서류 보관
- 정관 — 대리인 자격 등 회사별 규정이 담기는 문서