주주총회 의사록 작성 방법
- 주주총회 종료 후 의사록 즉시 작성·보관
- 이사·감사 서명 날인 필수
- 법원 등기 시 원본 또는 공증본 제출
추천 대상 · 회계 담당자
주주총회 의사록이란?
주주총회에서 결의한 사항을 공식 기록으로 남긴 문서예요. 상법 제373조에 따라 의사록 작성이 의무예요. 이사 변경·임원 보수 결정·이익잉여금 처분 등 중요 결의 사항이 담겨요.
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의사록 필수 기재사항
| 항목 | 설명 |
|---|---|
| 일시·장소 | 개최 날짜·시각·장소 |
| 출석 주주 | 주주명부 기준 총 주식수·출석 주식수 |
| 안건 목록 | 제1호 의안, 제2호 의안… |
| 의결 결과 | 원안 가결·부결·수정 가결 + 찬반 주식수 |
| 의장·이사·감사 서명 | 출석 이사·감사 전원 서명·날인 |
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의사록 작성 예시 (서식)
주주총회 의사록
회의명: 제O기 정기주주총회 일시: 2025년 3월 28일 오전 10시 장소: OO(주) 본점 회의실
발행주식 총수: 10,000주 출석 주주: OO외 2인 (8,500주, 의결권의 85%) 정족수 충족: 과반수 출석 → 개회
제1호 의안: 재무제표 승인의 건 설명 생략. 원안 가결 (찬성 8,500주, 반대 0주).
의장 OOO (인) 이사 OOO (인) 감사 OOO (인)
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주총 개최 절차
- 소집 통지: 회의 2주 전(정관 달리 정하지 않은 경우)에 서면 또는 전자 통지
- 개회: 의장(보통 대표이사) 개회 선언
- 안건 심의·표결: 각 의안 설명 후 찬반 투표
- 의사록 작성·날인: 당일 또는 회의 후 즉시
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의사록 보관 의무
- 상법상 본점에 10년 보관 (상법 §33)
- 주주·채권자는 영업시간 내 열람 가능
- 등기신청 시 첨부 서류로 활용 (이사 변경 등기 시 주총 의사록 필수)
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의사록 없으면 생기는 불이익
- 법인세 비용 처리 거부 가능성: 임원 급여·상여 결의 근거 없으면 세무조사 시 손금 부인
- 등기 불가: 이사·감사 변경 등기 시 의사록 없으면 법원 불수리
- 법적 분쟁 시 결의 효력 다툼 위험
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Q&A
Q. 1인 주주 법인도 주주총회 의사록을 작성해야 하나요? 1인 주주 법인도 상법상 주주총회 결의 의무는 동일해요. 서류 간소화가 가능하지만 의사록은 반드시 작성해야 해요. 세무조사 시 임원 보수 등 근거 서류로 요청받아요.
Q. 서면 결의로 대신할 수 있나요? 소규모 비상장법인은 주주 전원 동의로 서면 결의(상법 §363의 2)가 가능해요. 이 경우도 서면 결의서를 작성·보관해야 해요.
Q. 영상 회의(화상 주총)도 인정되나요? 정관에 규정이 있으면 전자적 방법(화상 회의)으로 개최 가능해요. 의사록에 참석 방법을 기재해요.
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→ 관련 항목: 이사회 결의 절차 — 소집·의결·의사록 작성 실무 · 임원 퇴직금 세무처리 · 법인 대표이사 급여 — 책정 방법과 세무처리 · 법인 설립 시 회계 처리 — 자본금·창업비·개업비