사장님 이거 비용처리 되나요 — 즉답 매뉴얼
요약
- 대표가 자주 묻는 비용처리 가능 여부를 업무 관련성, 증빙, 세무 리스크 기준으로 정리했습니다.
추천 대상 · 신입 회계 담당자, 세무 담당자, 소규모 법인 대표
개요
사업을 하다 보면 "이거 비용처리 되나요?"라는 질문이 하루에도 몇 번씩 생겨요. 판단 기준은 두 가지예요. ①사업·업무와 관련 있는가, ②그것을 보여 줄 증빙이 있는가. 둘 다 갖추면 대체로 비용(개인사업자는 필요경비, 법인은 손금)으로 인정되고, 여기에 일부 항목은 한도나 부가세 불공제가 따로 붙어요. 아래 표로 먼저 답하고, 애매한 것은 근거 자료를 남긴 뒤 세무대리인에게 확인하세요.
3단계로 판단하기
| 단계 | 질문 | 아니면 |
|---|---|---|
| 1 | 사업에 쓴 지출인가? | 비용 불인정 (법인은 대표 상여·가지급금 위험) |
| 2 | 건당 3만원 넘는데 세금계산서·카드·현금영수증 같은 적격증빙이 있는가? | 비용은 되더라도 법인은 증빙불비가산세 2%, 접대비는 비용 불인정 |
| 3 | 한도·불공제 항목인가? | 한도 초과분 손금불산입, 부가세 매입세액 불공제 |
자주 받는 질문 즉답표
| 질문 | 답 | 참고 |
|---|---|---|
| 직원들과 회식 | 됩니다. 복리후생비, 부가세 공제도 가능 | 복리후생비 |
| 거래처와 식사·선물 | 됩니다. 기업업무추진비로 연간 한도 안에서, 부가세는 불공제 | 기업업무추진비 |
| 거래처 경조사비 | 1건 20만원까지는 청첩장·부고 등으로 인정 | 접대비 한도·증빙 관리 |
| 회사 명의 승용차 기름값·보험료 | 됩니다. 업무용승용차 한도 적용, 부가세는 불공제(경차 등 제외) | 업무용승용차 비용 한도: 감가상각 800만원·운행기록부 1,500만원 |
| 노트북·휴대폰 구입 | 됩니다. 업무용이면 자산 또는 소모품, 개인 겸용이면 소명 필요 | 유형자산 취득 처분 |
| 가족을 직원으로 쓰고 급여 지급 | 실제로 근무하고 급여 수준이 적정하면 됩니다. 출퇴근·업무 기록 필요 | 급여·원천징수 실무 |
| 업무 관련 교육·세미나·도서 | 됩니다. 교육훈련비·도서인쇄비 | 교육훈련비·복리후생비 구분 |
| 자녀 학원비·가족 여행 | 안 됩니다. 사적 지출 | — |
| 교통 과태료·세금 가산세 | 안 됩니다. 벌금·과태료·가산세는 손금불산입 | 세금과공과금 손금불산입 감별 |
| 개인사업자 사장 본인 혼자 먹은 식대 | 원칙적으로 안 됩니다. 사업자 본인의 생활비로 봐요 | — |
예시 — 한 달 카드 명세서 분류
대표 법인카드 사용 350만원을 보면, 직원 회식 80만원은 복리후생비, 거래처 식사 120만원은 기업업무추진비, 주유비 50만원은 차량유지비(업무용승용차 비용), 백화점 의류 100만원은 업무와 무관해 비용에서 빼고 대표에게 회수하거나 상여로 처리해요. 이 경우 비용으로 남는 것은 250만원이고, 매입세액을 공제받을 수 있는 것은 회식분뿐이에요(비영업용 승용차 주유비와 접대비는 불공제).
증빙을 못 받았을 때
- 현금으로 냈다면 가맹점에 지출증빙용 현금영수증을 사후 발급해 달라고 요청해요 → 현금영수증 지출증빙 누락 복구
- 3만원 이하 지출은 간이영수증으로도 적격증빙 요건을 채워요 → 간이영수증 비용처리
- 증빙이 전혀 없어도 계좌이체 내역·계약서로 거래 사실을 입증하면 비용 인정은 가능하지만, 법인은 가산세가 붙을 수 있어요.
자주 묻는 질문
Q1. 대표 개인카드로 결제한 회사 비용은요?
업무용이고 카드전표가 있으면 비용 처리할 수 있어요. 다만 3만원 넘는 접대비는 법인 명의 카드여야 인정돼요(법인카드 vs 개인카드).
Q2. 애매한 지출은 어떻게 남기나요?
지출결의서에 목적, 참석자·거래처, 업무와의 관계를 한두 줄로 적어 증빙과 함께 보관하세요. 세무조사 때 설명 자료가 돼요.
Q3. 비용으로 넣었다가 나중에 사적 지출로 밝혀지면요?
법인은 손금불산입하고 대표 상여로 처분해 대표 근로소득세가 늘고, 개인사업자는 필요경비에서 빠져 종합소득세와 가산세가 추징돼요.