신규 거래처 검증 체크리스트
- 거래 시작 전 사업자등록, 계좌, 세금계산서 발행 가능 여부를 확인하는 절차입니다.
추천 대상 · 신입 회계 담당자, 세무 담당자, 소규모 법인 대표
개요
새 거래처와 거래를 시작하기 전에 사업자 상태, 과세유형, 대표자, 계좌를 확인하면 명의 위장 거래나 사기 송금을 막을 수 있습니다. 세무상으로도 중요해요. 폐업한 사업자나 실제 공급자가 아닌 사람에게 받은 세금계산서는 매입세액을 공제받지 못하고, 사업자가 아닌 사람에게 지출하면 적격증빙을 받을 수 없어요. 거래 시작 전 10분 확인이 나중의 추징을 막는 가장 싼 방법이에요.
거래처 확인 항목과 조회 방법
| 항목 | 확인 방법 | 확인할 이유 |
|---|---|---|
| 사업자 상태 | 홈택스 사업자등록 상태 조회(사업자번호 입력) | 휴·폐업자인지 |
| 과세유형 | 같은 조회에서 일반과세자·간이과세자·면세사업자 확인 | 세금계산서를 받을 수 있는지 |
| 상호·대표자 | 사업자등록증 사본, 법인은 법인등기사항증명서 | 계약 상대방과 명의가 같은지 |
| 입금 계좌 | 통장 사본의 예금주, 소액 이체로 예금주명 확인 | 사업자명(대표자명)과 같은지 |
| 실재 여부 | 사업장 주소·홈페이지·전화 확인 | 서류상으로만 있는 업체인지 |
| 신용 | 거래 규모가 크면 신용조회·재무제표 | 대금 회수·선급금 위험 |
계좌 확인 절차는 거래처 등록 은행계좌 검증에서 정리해요. 세금계산서 관점의 사전 확인은 세금계산서 거래상대 사전 검증도 함께 보세요.
과세유형별로 받을 수 있는 증빙
| 거래처 유형 | 받을 수 있는 증빙 | 매입세액 공제 |
|---|---|---|
| 일반과세자 | 세금계산서, 카드, 현금영수증 | 가능 |
| 간이과세자(세금계산서 발급 가능) | 세금계산서, 카드, 현금영수증 | 가능 |
| 간이과세자(직전 연도 공급대가 4,800만원 미만 등 영수증 발급 대상) | 영수증, 카드 | 불가 |
| 면세사업자 | 계산서 | 부가세 없음 |
예시 — 확인을 건너뛰었을 때
폐업 신고를 한 업체에서 공급가액 2,000만원짜리 세금계산서를 받아 매입세액 200만원을 공제했다면, 나중에 사실과 다른 세금계산서로 판정돼 200만원이 추징되고 과소신고가산세·납부지연가산세까지 붙어요. 대금 2,200만원이 실제 공급자가 아닌 제3자 계좌로 나갔다면 회수도 어렵습니다. 거래 전에 사업자 상태만 조회했어도 막을 수 있었던 일이에요.
처리 순서
| 단계 | 확인 내용 |
|---|---|
| 1 | 사업자등록증 사본과 사업자번호를 받습니다 |
| 2 | 홈택스에서 상태·과세유형을 조회해 캡처를 남깁니다 |
| 3 | 대표자·상호가 계약서와 같은지 대조합니다 |
| 4 | 예금주명을 확인하고 거래처 원장에 계좌를 등록합니다 |
| 5 | 계약서·검증 기록을 거래처 폴더에 보관합니다 |
거래처 등록 뒤 관리는 매입 거래처 등록 관리를 따르세요.
거래 중 재확인이 필요한 경우
- 거래처가 계좌 변경을 요청할 때 → 매입 거래처 계좌변경 사기 방지
- 분기·반기마다 주요 거래처 상태 점검 → 거래처 사업자상태 정기점검: 휴폐업·과세유형 재확인
- 대표자 변경, 상호 변경, 사업장 이전 통보를 받았을 때
자주 묻는 질문
Q1. 예금주가 다르면요?
대표자 개인 계좌나 다른 회사 계좌로 입금을 요청하면 명의 위장이나 사기일 수 있어요. 서면으로 사유를 받고, 가능하면 사업자 명의 계좌로 바꿔 달라고 요청해요(거래처 계좌명의 불일치 대응: 지급 보류와 확인 절차).
Q2. 개인(비사업자)에게 용역비를 주면요?
사업자가 아닌 개인에게 인적용역 대가를 주면 세금계산서 대신 원천징수(사업소득 3.3% 또는 기타소득)를 하고 지급명세서를 내야 해요(프리랜서 계약서 원천세 체크).
Q3. 해외 거래처는 어떻게 확인하나요?
국내 사업자등록이 없으므로 등록 서류·계약서·송금 계좌 명의를 확인하고, 용역 대가라면 원천징수 대상인지 검토해요(비거주자 원천세).