급여대장 작성 방법 — 양식·기재사항·보관 의무

가이드수정일 2026년 6월 23일택스위키 편집위원회읽는 데 6분근거 4건

요약

추천 대상 · 회계 담당자, 인사 담당자

급여대장이란?

급여대장은 회사가 근로자별 임금 지급 내역을 매월 남겨두는 장부예요. 법령상 표현은 임금대장이고, 실무에서는 급여대장이라고 부르는 경우가 많아요.

급여대장은 직원에게 주는 임금명세서와 달라요. 임금명세서는 직원에게 교부하는 문서이고, 급여대장은 회사가 보관하면서 급여 지급, 급여 원천징수, 4대보험, 연말정산 자료를 맞추는 내부 기준표예요.

근로자별로 작성해요. 한 달 총액만 남기면 나중에 누구에게 얼마를 지급했고 무엇을 공제했는지 확인하기 어려워요.
지급 항목과 공제 항목을 나눠요. 기본급, 각종 수당, 식대 같은 비과세 항목, 소득세, 지방소득세, 국민연금, 건강보험, 고용보험 등을 같은 표에서 구분해요.
과세 급여와 비과세 급여를 분리해요. 비과세 항목을 과세 급여에 섞으면 근로소득 간이세액표로 계산한 원천징수액이 달라질 수 있어요. 항목별 기준은 근로소득 비과세 항목에서 따로 확인해요.
4대보험 공제액은 보수월액 자료와 맞춰요. 급여대장 공제액, 보험료 고지 자료, 4대보험 보수월액 산정 자료가 서로 어긋나면 정산 때 차이가 생겨요.
원천세 신고는 지급 기준으로 맞춰요. 급여를 지급한 달의 과세 급여와 원천징수액을 집계해 원천징수이행상황신고서에 반영해요.
일용근로자는 별도로 관리해요. 일반 근로자 급여대장에 섞지 말고 일용근로자 원천세 기준에 맞춰 지급일, 일당, 원천징수 여부를 따로 확인해요.

직원 마스터를 먼저 맞춰요. 성명, 생년월일, 입사일, 퇴사일, 부서, 직책, 계좌, 4대보험 취득·상실 상태를 확인해요.
근태와 수당을 반영해요. 기본급만 입력하지 말고 연장근로수당, 야간근로수당, 휴일근로수당, 식대, 차량보조금처럼 항목을 나눠요.
과세·비과세를 나눠요. 세금을 떼는 급여와 세금을 떼지 않는 급여가 섞이면 원천세와 연말정산 자료가 틀어져요.
세금과 4대보험을 계산해요. 근로소득세는 근로소득 간이세액표를 기준으로 계산하고, 4대보험은 4대보험 자료와 맞춰요.
총지급액, 총공제액, 실수령액을 검산해요. 실수령액은 직원에게 실제 이체할 금액이므로 지급 파일과 반드시 비교해요.
지급 후 보관해요. 급여 지급이 끝나면 월별 파일, 승인 이력, 임금명세서 교부 이력을 함께 남겨요. 전체 흐름은 급여 지급 절차와 같이 확인하면 좋아요.

네. 근로자를 사용하는 사업장이라면 임금 지급 내역을 남겨야 해요. 직원 수가 적어도 나중에 임금 분쟁, 세무 확인, 4대보험 정산이 생기면 급여대장이 기본 증빙이 돼요.

가능해요. 다만 직원별 지급 항목, 공제 항목, 지급일, 실수령액, 작성·수정 이력이 확인돼야 해요. 전자 파일로 관리한다면 접근 권한과 백업도 같이 관리하는 것이 좋아요.

월급 지급액만 고치면 끝이 아니에요. 원천징수이행상황신고서, 4대보험 신고·정산 자료, 지급명세서, 연말정산 자료까지 같이 맞는지 확인해야 해요.

근로기준법 제42조에 따라 임금대장은 3년간 보존해야 해요. 다만 급여대장은 원천세·법인세 신고의 근거 장부이기도 해서, 국세기본법이 정한 장부·증빙 보존 기간인 5년(법정신고기한이 지난 날부터)에 맞춰 보관하는 것이 안전해요.

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